众所周知,档案资料是任何一个企事业单位的知识财富和智力资源。在过去,部门都采用纸张资料保存档案,不仅消耗大量人力物力,更是容易受人员流动和环境变化而导致档案丢失,无法完整、长期的保存。
对于档案库房管理我们需要从防火、防盗、防光、防潮、防尘、防污染、防高温、防有害生物等八防措施进行管理。在档案库房中需要配置的设施设备
(一)降温除湿除尘设备:档案库房应配置空调、除湿机、恒湿机、温湿度仪、吸尘器、净化整理台。
(二)防盗报警设备:档案库房除了安装防盗门、防盗网之外,可安装防盗报警装置,并与办公楼的监控室相连结。
(三)防光及防紫外线照射设备:档案库房应安装双层厚窗帘,照明设备以用乳白色灯罩的白炽灯为宜,若用荧光灯,应有过滤紫外线和安全防火措施。
(四)防火设备:档案库房宜采用气体灭火设备,并定期检查。有条件的单位还可安装自动灭火装置和消防报警系统。档案库房应设置烟雾报警系统、灭火器材、安全警示标志等,与物业消防报警系统进行连接,并定期检修维护。档案库房应安装防火门或防火卷帘。
档案库房日常管理
(一)定期对库房进行整理、整顿、清扫、清洁。
(二)配备的消防器材,定期进行检查更换;库房严禁烟火,禁止存放易燃、助燃、易爆等危险物品。
(三)每周对档案库房的温湿度进行检测并做好登记,温度控制在14-24゜C,相对湿度控制在45%-60%之间。
(四)定期投放防虫药物;发现虫蛀、长霉、纸张破损、字迹褪色等情况,及时采取措施防治和补救。
(五)每周检查档案库房门、窗、电的关闭情况,发现问题及时反映和处理;每月对库房进行一次全面检查并记录,切实消除安全隐患。
(六)档案出入库须办理登记手续,档案入库前应进行消毒杀虫处理。定期检查、清点核对档案资料,掌握档案库存情况。